Politique de confidentialité

La société Ada Coffre édite et exploite le site web https://www.clesame.fr (le « Site »), ainsi que la plateforme logicielle Clésame accessible en mode SaaS sous réserve d’une souscription d’un abonnement (la « Plateforme »).

Dans le cadre de son activité commerciale et marketing, la société Ada Coffre collecte et traite ainsi des données à caractère personnel (les « Données Personnelles »).

Ces Données Personnelles sont traitées en conformité avec le Règlement général sur la protection des données n° 2016-679 (le « RGPD ») et la loi « Informatique et Libertés » n° 78-17 du 6 janvier 1978 dans sa dernière version modifiée relative à la protection des données personnelles (ensemble la « Réglementation »).

La présente Politique de confidentialité est établie pour expliquer la manière dont Ada Coffre réalise ces opérations de collecte et de traitement, et rappeler les droits des personnes concernées à cet égard.

SOMMAIRE

1. Responsable de traitement
2. Sécurité des Données Personnelles
3. Traitement des Données Personnelles
   • Traitement des Données Personnelles des internautes
   • Traitement des Données Personnelles des Clients
   • Traitement des Données Personnelles des personnes mentionnées sur la Plateforme
4. Destinataires des Données Personnelles
5. Transferts des Données Personnelles
6. Droits des personnes concernées par le traitement de leurs Données Personnelles
7. Evolution de la Politique de confidentialité

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1. Responsable de traitement

Le responsable de traitement des Données Personnelles est :

ADA COFFRE

Société par actions simplifiée au capital de 2 119 €

35 rue Marguerite de Rochechouart, 75009 Paris

Immatriculée au registre du commerce et sociétés de Paris sous le numéro 980 245 005

2. Sécurité des Données Personnelles

Ada Coffre s’engage à prendre toutes les précautions nécessaires afin de préserver la sécurité des Données Personnelles et pour éviter qu’elles soient communiquées à des personnes non autorisées.

3. Traitement des Données Personnelles

• Traitements des Données Personnelles des internautes

• Finalité du traitement et base légale

Les internautes peuvent naviguer sur le Site, contacter Ada Coffre pour poser des questions ou obtenir des informations, et créer un compte personnel sans pour autant souscrire immédiatement un abonnement.

À cette occasion, Ada Coffre est amenée à traiter leurs Données Personnelles pour les finalités suivantes :

• Traiter leur demande d’information et y répondre ;
• Assurer le suivi des échanges engagés ;
• Permettre la création et la gestion de leur compte personnel ;
• Les relancer à propos de la souscription d’un abonnement si aucune suite n’a été donnée ;
• Les informer de tout élément essentiel et de toutes modifications les impactant.

Ces traitements sont nécessaires aux intérêts légitimes d’Ada Coffre (article 6.1. f) du RGPD), à savoir :

• Assurer la gestion efficace des relations précontractuelles ;
• Promouvoir ses services et améliorer son accompagnement des personnes intéressées.
• Type de Données Personnelles traitées

Dans ce cadre, Ada Coffre est amenée à collecter et à traiter des Données Personnelles suivantes :

• Données d’identification : nom, prénom, date et lieu de naissance, profession, nationalité, régime matrimonial et nombre d’enfants ;
• Données patrimoniales : chiffres et informations renseignées par les internautes ;
• Données de contact : adresse e-mail, adresse postale et éventuellement numéro de téléphone ;
• Contenu des échanges : messages, demandes ou commentaires transmis ;
• Données liées au compte créé : identifiants de connexion, date de création du compte, etc.
• Durée de conservation des Données Personnelles

Dans le cadre de ce traitement, Ada Coffre conserve les Données Personnelles des internautes pendant une durée de trois (3) ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant de leur part.

À l’expiration de cette durée, Ada Coffre supprime les Données Personnelles.

Si une relation commerciale s’est instaurée avec l’internaute, Ada Coffre conserve les Données Personnelles pour la durée prévue par le point 3.2.3 de cette Politique de confidentialité.

• Traitements des Données Personnelles des clients

• Finalité du traitement et base légale

Dans le cadre de la fourniture de ses services, Ada Coffre collecte et traite des Données Personnelles concernant ses clients.

Ces traitements ont pour finalités :

• La création, la gestion et le suivi du compte du client ;
• La fourniture des services souscrits via la Plateforme (notamment le dépôt, la conservation et le partage de documents et d’information) ;
• La gestion de la relation client (assistance, support, communications, demandes spécifiques) ;
• La gestion de la facturation et des paiements ;
• L’envoi d’informations sur les Services (ex. : mises à jour, évolutions) ;
• La gestion des éventuels litiges ou réclamations.

Le traitement de ces données est nécessaire pour la gestion et l’exécution du contrat avec le Client (article 6.1. b) du RGPD).

• Type de Données Personnelles traitées

Dans ce cadre, Ada Coffre sera amenée à collecter et à traiter les Données Personnelles suivantes :

• Données d’identification : nom, prénom, date et lieu de naissance, profession, nationalité, régime matrimonial et nombre d’enfants ;
• Données de contact : adresse e-mail, adresse postale et éventuellement numéro de téléphone ;
• Contenu des échanges : messages, demandes ou commentaires transmis ;
• Données liées au compte créé : identifiants de connexion, date de création du compte, etc.
• Données de connexion : logs, date et heure de connexion à la Plateforme, adresse IP ;
• Données contenues dans les documents déposés sur la Plateforme par le client, pouvant inclure :
  • des données familiales (liens de parenté, noms de proches) ;
  • des données patrimoniales (actifs, passifs, contrats, dispositions successorales et funéraires) et documentations afférentes ;
  • des données émotionnelles (souvenirs) ;
  • des données professionnelles (poste, structure capitalistique) ;
  • des identifiants ou éléments liés à des comptes numériques ;

• Durée de conservation des Données Personnelles

Les Données Personnelles des clients d’Ada Coffre sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle.

À l’issue du contrat (résiliation, expiration ou décès du client), les Données Personnelles sont conservées pendant les délais suivants, en fonction de la formule d’abonnement souscrite, comme précisé dans les Conditions Générales de services :

• En cas de résiliation par le client : les données sont conservées pendant 15 jours à compter de la résiliation effective ;
• En cas d’impayé non régularisé : les données sont conservées pendant 6 mois à compter du premier impayé ;
• En cas de décès du client : les données sont conservées pendant un an à compter de la réception de l’acte de décès par Ada Coffre, sauf obligation légale ou besoin administratif imposant un délai plus long.

Certaines données peuvent être archivées au-delà de ces durées pour répondre à des obligations légales (notamment comptables ou fiscales), ou pour la durée de la prescription légale applicable, notamment pour permettre la constatation, la défense ou l’exercice de droit en justice.

À l’expiration de ces durées, Ada Coffre supprime les Données Personnelles.

• Traitement des Données Personnelles des personnes mentionnées sur la Plateforme

• Finalité du traitement et base légale

Dans le cadre de l’utilisation des Services, les clients d’Ada Coffre peuvent :

• Insérer sur la Plateforme des documents et informations contenant des Données Personnelles de tiers (membres de la famille, proches, héritiers, co-titulaires de comptes, etc.) ;
• Désigner certaines personnes comme notaire, personne de confiance, ou destinataire post-mortem de tout ou partie des données du client.

Ces opérations impliquent que Ada Coffre est amenée à traiter des Données Personnelles de tiers, sans être directement en relation avec ces personnes.

Ces traitements sont mis en œuvre afin de permettre à Ada Coffre de fournir les services contractuels au client, conformément à l’Abonnement souscrit, notamment en cas de décès du client.

À cette fin, Ada Coffre pourra être amenée à contacter certaines de ces personnes, notamment :

• Pour leur notifier leur désignation comme notaire, personne de confiance ou bénéficiaire d’un accès à des documents ou informations ; ou
• Pour les informer du rôle que leur a attribué le client ; ou
• Pour leur transmettre des souvenirs déposés par le client ; ou
• Pour les informer d’une problématique particulière rencontrée avec le client (comme un défaut de paiement sans résiliation expresse) ; ou
• Pour leur permettre d’accéder, dans les conditions prévues, aux contenus auxquels elles sont autorisées.

La base légale de ces traitements est l’intérêt légitime d’Ada Coffre à traiter ces Données Personnelles pour exécuter les services demandés par le Client (article 6.1. f) du RGPD).

• Type de Données Personnelles traitées

Dans ce cadre, Ada Coffre sera amenée à collecter et à traiter les Données Personnelles suivantes :

• Données d’identification : nom, prénom, raison sociale ;
• Données de contact : numéro de téléphone, adresse e-mail ou postale, selon les cas ;
• Autres Données Personnelles contenues dans les documents déposés par le Client, pouvant inclure :
  • des informations familiales (lien de parenté, régime matrimonial, bénéficiaire désigné, etc.) ;
  • des informations patrimoniales ou successorales (testament, assurance-vie, etc.).

Ces Données Personnelles sont exclusivement issues des documents et contenus fournis par le Client, lequel est responsable de leur exactitude et de leur licéité.

• Durée de conservation des Données Personnelles

Ces Données Personnelles sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle avec le client d’Ada Coffre.

À l’issue du contrat (résiliation, expiration ou décès du Client), les Données Personnelles sont conservées pendant les délais suivants, en fonction de la formule d’abonnement souscrite par le client, comme précisé dans les Conditions Générales de services :

• En cas de résiliation par le client : les données sont conservées pendant 15 jours à compter de la résiliation effective ;
• En cas d’impayé non régularisé : les données sont conservées pendant 6 mois à compter du premier impayé ;
• En cas de décès du client : les données sont conservées pendant un an à compter de la réception de l’acte de décès par Ada Coffre, sauf obligation légale imposant un délai plus long.

Certaines données peuvent être archivées au-delà de ces durées pour répondre à des obligations légales (notamment comptables ou fiscales), ou pour la durée de la prescription légale applicable, notamment pour permettre la constatation, la défense ou l’exercice de droit en justice.

À l’expiration de ces durées, Ada Coffre supprime les Données Personnelles.

4. Destinataires des Données Personnelles

Seules les personnes mentionnées ci-dessous peuvent avoir accès aux Données Personnelles :

• Les dirigeants et préposés d’Ada Coffre ayant besoin d’y accéder dans le cadre de leurs fonctions ;
• Les prestataires techniques d’Ada Coffre (hébergement, maintenance, sécurité, envoi d’email, etc) ;
• Les prestataires intervenant pour le compte d’Ada Coffre à des fins de communication ou de prospection;
• Les avocats, conseils, comptables et commissaires aux comptes d’Ada Coffre si nécessaire dans le cadre de l’exécution de leur mandat ;
• Les autorités et organismes publics, auxiliaires de justice et officiers ministériels lorsque Ada Coffre y est légalement obligée.

En cas de décès du client d’Ada Coffre, les Données Personnelles hébergées sur la Plateforme pourront être rendues accessibles :

• Selon les modalités définies par le client, à des tiers expressément désignés par lui, tels que :
  • Des personnes de confiance ;
  • Des héritiers
  • Un notaire ;
  • Tout autre destinataire identifié dans son Compte.

Ces accès sont strictement limités aux documents ou informations pour lesquels le client a donné son accord préalable.

• Aux professionnels dont l’intervention est nécessaire dans le cadre de la succession, tels que :
  • Des pompes funébres ;
  • Des généalogistes ;
  • Des banques ;
  • Des assureurs ;
  • Des mandataires ;
  • Des notaires.

5. Transfert des Données Personnelles

Ada Coffre ne transfère pas les Données Personnelles en dehors de l’Union européenne.

Dans l’hypothèse où un tel transfert deviendrait nécessaire, Ada Coffre s’engage à le réaliser dans le strict respect de la Réglementation, et notamment des articles 44 et suivants du RGPD, en mettant en place l’un des mécanismes de protection prévus par le RGPD (décision d’adéquation, clauses contractuelles types, garanties appropriées, etc.).

6. Droits des personnes concernées par le traitement de leurs Données Personnelles

Les personnes concernées par le traitement de leurs Données Personnelles disposent des droits suivants :

• Droit d’accès aux Données Personnelles : les personnes concernées peuvent obtenir de la part d’Ada Coffre la confirmation que leurs Données Personnelles sont traitées ;
• Droit à la rectification des Données Personnelles : les personnes concernées peuvent demander que les Données Personnelles inexactes et/ou incomplètes les concernant soient rectifiées et/ou complétées;
• Droit à l’effacement des Données Personnelles : les personnes concernées peuvent sous certaines conditions obtenir l’effacement des Données Personnelles les concernant ;
• Droit à la limitation du traitement : les personnes concernées peuvent dans certaines situations obtenir qu’Ada Coffre gèle l’utilisation de leurs Données Personnelles ;
• Droit de s’opposer au traitement des Données Personnelles : les personnes concernées peuvent sous certaines conditions s’opposer à ce qu’Ada Coffre utilise certaines de leurs Données Personnelles ;
• Droit à la portabilité des Données Personnelles : les personnes concernées peuvent recevoir leurs Données Personnelles, les réutiliser et les transmettre à un autre responsable de traitement ;
• Droit de décider du sort des Données Personnelles après leur décès.

Les personnes concernées peuvent exercer ces droits à tout moment en adressant un courrier postal à l’adresse suivante : Ada Coffre, Service RGPD, 35 rue Marguerite de Rochechouart, 75009 Paris.

Si besoin, Ada Coffre pourra être amenée à solliciter de leur part une pièce d’identité pour confirmer l’identité des personnes dans ses registres.

Quels que soient les traitements, les personnes concernées ont le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL à l’adresse ci-après mentionnée : CNIL – Service des plaintes, 3, place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07.

7. Evolution de la Politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité peut être modifiée ou aménagée à tout moment notamment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la CNIL ou des usages.